Make the Next, il festival dei Giovani Imprenditori
Comunicazione per fiere ed eventi aziendali a Vicenza
Ogni occasione
ha la sua scena
In fiera c’è chi arriva con il vostro stand segnato in agenda come prima tappa. Magari ha attraversato mezza Europa, o un oceano, e mentre percorre i corridoi del padiglione cerca con lo sguardo il vostro colore, il vostro logo, quel dettaglio che riconoscerebbe ovunque. Vuole stringervi la mano, vedere e toccare le novità, scambiare due parole a quattr’occhi: un breve confronto di persona chiarisce ciò che per email richiederebbe settimane.
E poi c’è chi vi conosce solo per sentito dire, o ha visitato il vostro sito e vuole capire dal vivo che aria si respira da voi: si avvicina, osserva, a volte entra e si siede.
La fiera vive di questi incontri, attesi e inattesi. Lo stand è il luogo che li rende possibili, e deve sapersi far trovare da chi vi cerca e incuriosire chi ancora non vi conosce.
Ci sono poi le occasioni che un’impresa organizza in casa propria, scegliendo il luogo, gli ospiti e il momento.
Un anniversario importante, per esempio, merita un logo pensato e disegnato apposta, che racconti qualcosa in più di ciò che l’impresa comunica ogni giorno e che, usato ovunque, diventi esso stesso il protagonista del traguardo.
Intorno possono nascere le iniziative più diverse: un ciclo di incontri aperti al pubblico, una mostra, una cena aziendale con spettacolo, il restyling di una linea di prodotto. Lo stesso vale per una convention con la rete vendita, la presentazione di un nuovo prodotto, una giornata a porte aperte per clienti e famiglie dei collaboratori. In questi casi è l’impresa a invitare.
Per ogni occasione progettiamo un’identità propria, cioè un nome, un logo, un linguaggio visivo che accompagna l’evento dall’invito ai social, dai video agli allestimenti, sempre in dialogo con l’immagine del Brand.
Che si tratti di incontrare il pubblico in fiera o di accoglierlo a un evento, progettiamo spazi e identità capaci di creare occasioni di relazione, lasciare il segno e rafforzare il legame con il Brand.
Da vedere dal vivo
In questa selezione ci sono stand a cui abbiamo dato carattere con grafica, colori e video, insieme ai materiali che li accompagnano, e alcune identità pensate per anniversari ed eventi aziendali. Sono lavori che durano pochi giorni e si preparano per settimane.
Per fissare un primo appuntamento
dare carattere allo stand
Uno stand funziona quando chi vi cerca lo riconosce da lontano e chi entra trova subito ciò che gli serve.
Per questo lo pensiamo a due distanze.
Da lontano contano i segni forti: il logo e i colori del Brand collocati in alto, dove restano visibili anche quando lo stand è affollato, e un messaggio breve che dica che cosa fate.
Da vicino contano l’ordine e il racconto: le novità in risalto, i prodotti da osservare e toccare, immagini e testi che accompagnano chi si avvicina. Il movimento attira lo sguardo più di qualsiasi immagine ferma.
Una parete luminosa a led, il cosiddetto led wall, può diventare il cuore dello stand con un video in loop: un’animazione che svela il nuovo prodotto pezzo dopo pezzo, riprese d’effetto che ne mostrano un dettaglio mai visto, un gioco di forme e colori che ripete il messaggio della fiera.
Lo progettiamo per quell’ambiente: chi passa lo guarda per pochi istanti e spesso non ne sente l’audio nel brusio del padiglione, quindi il video deve farsi capire con le sole immagini e con poche parole. La struttura dello stand, gli impianti e le pratiche con l’ente fiera sono compito del progettista e dell’allestitore, che di solito sono vostri fornitori diretti.
Da loro riceviamo il progetto in pianta, a volte anche in prospettiva, e con voi stabiliamo quali pareti e quali messaggi hanno la priorità e che atmosfera creare nelle diverse aree, dall’accoglienza all’angolo riservato agli incontri. Poi diamo carattere allo stand con colori, grafica e video, lavorando sulle misure e sui materiali reali, e ci confrontiamo con l’allestitore affinché i file arrivino in produzione corretti. Se non avete già dei riferimenti, possiamo proporvi i professionisti con cui collaboriamo e, su richiesta, coordinare l’intero lavoro come unico referente.
prima, durante
e dopo la fiera
Un’impresa che partecipa a una fiera investe risorse ed energie importanti e la prepara con mesi di anticipo: basti pensare che i file per la grafica dello stand si consegnano di solito un mese prima dell’apertura. Un buon ufficio marketing sa che la comunicazione che precede la fiera non si può trascurare, perché è lì che nasce l’attesa per ciò che presenterete.
Newsletter e campagne social dedicate anticipano le novità un po’ alla volta e danno le informazioni utili per trovarvi. Anche la presenza sulle riviste di settore va pianificata per tempo, seguendo le uscite di ciascuna testata; e quando un quotidiano o una rivista prepara un supplemento speciale per la fiera, la stessa idea può comparire anche lì. Così chi arriva allo stand scopre dal vivo ciò che aveva soltanto intravisto.
Allo stand servono poi gli strumenti per il dialogo con i visitatori: il catalogo o il depliant delle novità, il listino aggiornato, le schede da lasciare a chi si ferma, le presentazioni da mostrare su un tablet o su uno schermo durante gli incontri.
E ci sono i gadget, come una penna, una shopper o un oggetto pensato apposta per veicolare il messaggio della fiera: costano pochi centesimi, accompagnano il visitatore per tutta la giornata e permettono di riservare il catalogo, che può costare decine di euro a copia, ai contatti davvero interessati.
A volte la fiera diventa anche l’occasione per mettere alla prova un prodotto che ancora non esiste. In questi casi realizziamo etichette e confezioni provvisorie che danno l’idea di ciò che arriverà: se il pubblico lo apprezza, le reazioni e i suggerimenti raccolti allo stand aiutano a perfezionare il progetto prima di avviare la produzione.
A padiglioni chiusi il lavoro continua, ed è il momento di far fruttare i contatti raccolti. Con le foto e i video dello stand e degli incontri si possono preparare notizie per il sito, post e una newsletter che ringrazia chi è passato a trovarvi e raggiunge chi non è riuscito a venire. Le novità presentate trovano posto sul sito e nei cataloghi. Un’offerta riservata ai visitatori della fiera, con una scadenza precisa, aiuta a trasformare un incontro in un ordine; un breve sondaggio vi dice che cosa ha colpito di più e che cosa migliorare per l’edizione successiva.
Domande frequenti
Progettate anche la struttura dello stand?
No. Struttura, impianti e pratiche con l’ente fiera sono compito del progettista e dell’allestitore, che spesso sono già vostri fornitori di fiducia. Noi partiamo dal loro progetto, diamo carattere allo stand con colori, grafica e video e lavoriamo con loro affinché i file arrivino in produzione corretti. Se non avete dei riferimenti, possiamo proporvi i professionisti con cui collaboriamo e, su richiesta, coordinare l’intero lavoro come unico referente.
Possiamo riutilizzare la grafica dello stand in altre fiere?
Sì, senza limiti. La stessa idea grafica si può declinare per tutte le fiere che vorrete e adattare a stand di dimensioni e forme diverse, da un piccolo spazio d’angolo a un’isola aperta su quattro lati. La prima volta il preventivo comprende anche l’ideazione; per le fiere successive restano solo gli adattamenti e le eventuali aggiunte.
Con quanto anticipo dobbiamo contattarvi?
Appena avete deciso di partecipare. La comunicazione che precede la fiera parte con mesi di anticipo, e i file per la grafica dello stand si consegnano di solito un mese prima dell’apertura. Iniziare per tempo permette di costruire con calma l’idea della fiera e di farla arrivare coerente su ogni strumento, dalla prima newsletter all’ultima parete.
Lavorate anche per le fiere all'estero?
Sì, e la distanza non è un problema. Lavoriamo regolarmente con allestitori e stampatori indicati dagli enti fieristici stranieri: disegni tecnici, misure e specifiche di stampa seguono regole che conosciamo bene, in qualunque paese si trovi il padiglione. Per le lingue, invece, c’è una differenza importante tra lo stand e i materiali. Cataloghi, depliant e presentazioni si possono preparare in più lingue, con traduzioni dei vostri professionisti di fiducia o di studi di traduzione con madrelingua con cui collaboriamo da tempo. Lo stand deve parlare una lingua sola, scelta in base al pubblico della fiera: uno slogan ripetuto in quattro lingue su una parete diventa illeggibile e perde tutta la sua forza.
Possiamo usare i video della fiera anche sul sito e sui social?
Sì, se lo decidiamo prima. Un video pensato per una parete a led, senza audio e in loop, non funziona così com’è su un sito o su un social. Pianificando le riprese e le animazioni fin dall’inizio, dallo stesso materiale possiamo ricavare versioni diverse per ciascun canale. Va previsto prima, perché incide sui tempi e sui costi, e lo indichiamo nel preventivo.
Organizzate anche gli eventi aziendali?
L’organizzazione pratica, come la location, il catering o lo spettacolo, resta a voi o alle agenzie specializzate. Possiamo però affiancarvi nelle scelte: quando avete già delle proposte, ci confrontiamo con voi per capire quale sia la più adatta all’immagine e al messaggio dell’evento. Se serve, facciamo insieme un sopralluogo per decidere la decorazione degli spazi: locandine, roll-up (gli espositori avvolgibili), il fondale del palco, il nastro per l’inaugurazione, le transenne personalizzate. Così anche i dettagli parlano la lingua dell’occasione.
Parliamo del vostro progetto